I. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft
Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak
digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan
mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2
pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2
perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
II. Bekerja dengan Microsoft Excel
A. Lembar Kerja Microsoft Excel
Sebelum
mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu
bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang
akan digunakan. Beberapa istilah2 umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan
banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila
kita menghafalkannya dengan baik.
Gambar 1. Tampilan Microsoft Excel dan
beberapa istilah penting
B.
Memindahkan Penunjuk Sel (Cell
Pointer)
Ada
beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat
table dibawah.
Tombol
|
Keterangan
|
|
Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau
bawah
|
Enter
|
Pindah satu sel ke bawah
|
Home
|
Pindah ke kolom A pada posisi baris yang
aktif
|
Ctrl
+ Home
|
Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang
aktif
|
Ctrl
+ End
|
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang
digunakan
|
PgUp
|
Pindah satu layer ke atas
|
PgDn
|
Pindah satu layer ke bawah
|
Alt + PgUp
|
Pindah satu layer ke kiri
|
Alt + PgDn
|
Pindah satu layer ke kanan
|
Ctrl
+ PgUp
|
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab
lembar kerja berikutnya
|
Ctrl
+ PgDn
|
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab
lembar kerja sebelumnya
|
Tabel
1. Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer
C. Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai
jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal,
jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat
mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih
atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan
data yang ingin dimasukkan
3. Tekan
Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn
D. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan
mengikuti langkah2 berikut ini :
1. Pilih
sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse
2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya
perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.
E.
Menggunakan Rumus
Anda
dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel
pada lembar kerja. Operator hitung
yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), |(pengurangan), *
(perkalian), dan ^ (perpangkatan).
Untuk
mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti
gambar 2 dibawah ini.
Gambar 2.
Tabel Upah Kerja
Untuk
mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa
cara.
1. Menulis
Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
Ø Tempatkan
penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
Ø Ketik
rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan :
Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).
2. Menulis
Rumus dengan Referensi Sel
Ø Tempatkan
penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
Ø Ketik
rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan :
Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka
hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.
3. Menulis
Rumus dengan Cara Menunjuk
Dengan
menggunakan keyboard atau mouse :
Ø Tempatkan
penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
Ø Ketik
“=” pada kolom baris rumus
Ø Pilih
atau klik sel E3, lalu ketik “*”
Ø Pilih
atau klik sel E4 lalu tekan Enter.
F. Membuat Range/Blok Sel
Pada
saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja.
Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda
ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus
beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom
dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan
range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.
Range
dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah.
Sebagai caontoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7.
(lihat Gambar 3).
Gambar3.
Tampilan Range B2:E7
Range/blok
sel dapat dibuat dengan beberapa cara :
1. Membuat
Range Menggunakan Tombol Shift
Ø Tempatkan
penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat
Gambar 3).
Ø Sambil
menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7
2. Membuat
Range Menggunakan Mouse**
3. Membuat
Kolom atau Baris
Ø Klik
sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus
barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi
sel). (lihat Gambar 3).
Ø Sambil
tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel
E7.
Suatu
kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris
yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot
seluruh kolom B.
4. Menyorot
Sederetan Kolom atau Baris
Untuk
menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3,
4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :
Ø Klik
di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)
Ø Sambil
tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga
menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5).
Gambar4.
Menyorot Sederetan Kolom
G. Menghapus Data
Untuk
menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah
range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin
menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik
menu Edit, Clear, Formats.
H. Memasukkan
Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk
memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat
dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
1. Pilih/klik
sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya
pilih/klik sel B2.
2. Ketik
data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3. Pada
sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang
anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4.
Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)
Gambar5.
Tampilan Data Awal
5. Dalam
keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel
B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam
6.
Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag
posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian
data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar 6.
Gambar6.
Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill
I.
Menggunakan Fasilitas AutoCalculate
dan AutoSum
1. AutoCalculate
Fasilitas
AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan
dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu.
Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah
otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data
angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka
(Sum). Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
Ø Sorot
range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data
seperti dibawah ini.
Gambar7. Contoh Penggunaan AutoCalculate
Ø Klik
tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda
inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.
Ø Hasilnya
akan ditampilkan di baris status.
2. AutoSum
Fungsi
AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak,
tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk
penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga
dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan
menggunakan tombol toolbar AutoSum (Ó).
Misalnya
dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer
mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Ó di
toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini
adalah C5:C10) dan tekan Enter.
Gambar8.
Contoh Penggunaan AutoSum
J.
Mengatur Lebar Kolom
1.
Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Ø Arahkan
pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna
putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan :
Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang
akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah
satu kolom tersebut.
Ø Klik
tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga
lebar kolom sesuai yang diinginkan.
2.
Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
Ø Arahkan
pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.
Ø Klik
dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada
pada kolom seperti terlihat pada gambar9.
Gambar9.
Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
K. Mengatur Tinggi Baris
1. Arahkan
pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna
putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan :
Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang
akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah
satu baris tersebut.
2. Klik
tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga
tinggi baris sesuai yang diinginkan.
L. Mengatur Format Tampilan Huruf
Data
yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk
memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font),
ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek
khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.
Dua
cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di
baris menu dan toolbar.
1. Format
Melalui Perintah di Baris Menu
Ø Sorot
sel atau range yang akan anda format
Ø Pilih
dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan
Ø Pada
kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
Ø Tambahkanlah
efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.
Gambar10.
Kotak Dialog Format Cells – Tab Font
2. Format
Melalui Toolbar
Toolbar
|
Jenis Perintah
|
Keterangan Fungsi
|
|
|
Memilih bentuk huruf (font)
|
|
Font Size
|
Mengubah ukuran huruf (size)
|
|
|
Menampilkan huruf tebal (bold)
|
|
|
Menampilkan huruf miring (italic)
|
|
Underline
|
Memberi garis bawah (underline)
|
|
Font Color
|
Memilih warna huruf (font color)
|
|
|
|
|
Tabel2. Jenis2
Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf
M. Meratakan Tampilan Data
Bila
diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel
atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel
atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada
2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni
dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
1. Meratakan
Data dengan Peintah di Baris Menu
Ø Sorotlah
sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
Ø Pilih
dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan .
Gambar11.
Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment
Ø Pada
kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
Ø Lakukan
pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
§
Vertical : digunakan untuk memilih
perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas),
Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan
pada sel secara penuh).
§ Horizontal
: beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :
|
Huruf ditampilkan rata kiri dan
angka rata kanan
|
Left (Indent)
|
Data ditampilkan rata kiri
|
Center
|
Data ditampilkan rata tengah
|
Right
|
Data ditampilkan rata kanan
|
Fill
|
Mengisi seluruh sel dengan
mengulang data
|
Justify
|
Data ditampilkan pada sel secara
penuh
|
Center Across Selection
|
Data ditampilkan di tengah2
beberapa kolom
|
§ Orientation
: untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
Ø Klik
OK
Gambar12.
Contoh Tampilan Data Secara Horizontal
Gambar13.
Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya
2. Meratakan
Data dengan Perintah pada Toolbar
Toolbar
|
Perintah
|
Keterangan
|
|
Align
Left
|
Data ditampilkan rata kiri
|
|
Center
|
Data ditampilkan rata tengah
|
|
Align
Right
|
Data ditampilkan rata kanan
|
|
Merge
and Center
|
Menyambung beberapa kolom, dan menaruh
data ditengah kolom baru tersebut
|
Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar
N.
Menambahkan Garis Pembatas dan
Bingkai
1. Sorotlah
sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
2. Pilih
dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog
akan tampil seperti di bawah ini.
Gambar14.
Kotak Dialog Format Cells – Tab Border
3. Pada
bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
Ø None,
digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai
Ø Outline,
digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range
Ø Inside,
digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range
4. Pada
bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
5. Pada
kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
6. Pada
kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
7.
Gambar di bagian border adalah preview bingkai
atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.
Gambar15.
Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai
O. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala
kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat
memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang
dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
1. Sorotlah
sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
2. Pilih
dan klik di baris menu :
Ø Insert,
Rows untuk menyisipkan baris baru
Ø Insert,
Column untuk menyisipkan kolom baru
Ø Insert,
Cells untuk menyisipkan sel baru
Gambar15.
Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja
P. Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain
data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data – data yang mengalami
penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data
dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom.
1.
Sorot sel atau range tempat sel, baris atau
kolom yang akan dihapus
2.
Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak
dialog Delete akan ditampilkan
3.
Pilih dan klik salah satu pilihan berikut
ini :
Ø Shift
cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan
menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya
Ø Shift
cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan
menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya
Ø Entire
row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda
sorot
Ø Entire
column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda
sorot
4.
Klik OK